„BCCing“ yra labai naudingas dalykas stebint el. Laiškus. Jei norite, kad gautuosiuose būtų el. Laiškas, paprastai tam, kad galėtumėte juos sekti, teisingas pasirinkimas būtų pridėti savo el. Pašto adresą kaip BCC. Tačiau žmonės dažnai to nepaiso siųsdami svarbų el. Laišką, dėl kurio jie pamiršta sekti. Tai gali lengvai sukelti problemų.
Laimei, yra būdas automatiškai BCC patiems išsiųsti, kai tik išsiunčiate el. Laišką. Tai yra tikras būdas įsitikinti, kad sekate kiekvieną el. Laišką. Tačiau automatinio savęs BCC įgalinimas nėra paprastas dalykas. Tai apima taisyklės sukūrimą „Outlook“.
Tvarkykite taisykles ir įspėjimus
Automatinis BCC ir CC yra didelis dalykas programoje „Outlook“. Nors, jei norite to pasiekti, turėsite atsisiųsti naują naršyklės el. Pašto paskyros priedą, „Microsoft Outlook“ leidžia jums sukurti taisyklę. Taisyklių funkciją galite rasti meniu Tvarkyti taisykles ir perspėjimus meniu viršuje, vidurinėje ekrano dalyje, skirtuko Pagrindinis lape, po taisyklių piktograma.
Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir perspėjimus ir pamatysite naują langą, kuriame suteikiama galimybė sukurti naują taisyklę. Viršutiniame kairiajame šio lango kampe spustelėkite Nauja taisyklė . Pamatysite 3 kategorijas: būkite tvarkingi, nuolat atnaujinkite ir pradėkite nuo tuščios taisyklės . Skiltyje Pradėti iš tuščios taisyklės kategorijos pasirinkite Taikyti taisyklę siunčiamiems pranešimams .
Sąlygos
Taisyklių vedlio lange galite pasirinkti, kokie el. Laiškai jums bus siunčiami kaip BCC. Pavyzdžiui, tikrindami konkrečius žodžius temos parinktyse, sukuriate automatinio BCC taisyklę el. Laiškams su tam tikrais jūsų minimais žodžiais.
Kadangi esate tas, kuris siunčia el. Laišką, galite naudoti šią protingą parinktį automatiškai rūšiuoti el. Laiškus. Galite įtraukti žodį „Tolesni veiksmai“ į konkrečių žodžių sąrašą ir pažymėti el. Laiškus, kuriuos reikia sekti tuo žodžiu.
Taip pat yra daugybė kitų įdomių sąlygų, kurias galite nustatyti el. Laiškams. Jei norite, kad visi jūsų išsiųsti laiškai būtų saugomi gautuosiuose kaip BCC, tiesiog spustelėkite Pirmyn, nepatikrindami nė vieno iš išvardytų langelių.
Išimtys
Išimtys iš esmės yra priešingos sąlygoms. Kaip jūs tikriausiai atspėjote, čia aprašomos situacijos, kuriose nenorite savęs laikyti BCC. Galite sekti tuo pačiu pavyzdžiu iš viršaus ir naudoti išimtį, jei tema yra konkrečių žodžių parinktis, kad pridėtumėte išimtį. Šiame pavyzdyje galite naudoti komandą „nesekite“, tačiau tai gali sukelti netvarką ir net klaidą, nes tolesni žodžiai jau yra jūsų sąlygų dalis.
Galbūt jums geriau, išskyrus atvejus, kai jie siunčiami žmonėms ar viešai grupei, arba išskyrus atvejus, kai jie priskiriami bet kuriai kategorijos išimtims.
Veiksmai
Čia galite „užprogramuoti“ veiksmus, kuriems taikoma ši taisyklė. T. y., Čia galite pasirinkti, kas nutiks el. Laiškams, kuriems nustatėte sąlygas. Norite įsitikinti, kad jūsų išsiųstas el. Laiškas pateks į gautuosius, bet, deja, tiesioginės BCC komandos automatizavimo čia nėra. Tai nereiškia, kad negalite imituoti BCC.
Pirmiausia taisyklių kopijų vediklio veiksmuose pasirinkite Kopijuoti pranešimą žmonėms ar viešai grupei . Dabar spustelėkite žmones ar viešąją grupę ir įveskite savo el. Pašto adresą. Taip įsitikinsite, kad išsiųstas el. Laiškas pateks į gautuosius. Jei nenorite, kad el. Pašto adresas būtų viešai rodomas siunčiamuose el. Laiškuose, pirmiausia pažymėkite parinktį Perkelti kopiją į nurodytą aplanką, spustelėkite nuorodą Nurodytas aplankas ir pasirinkite gautuosius.
BCC jūsų gautuosiuose
Savo laiškų pritaikymas jūsų poreikiams suteiks didžiulį pranašumą darbe. Tai užtikrins, kad gautieji bus gerai sutvarkyti, o gera organizacija yra būtina bet kurioje darbo srityje. Be abejo, „Outlook“ taisyklių vedlyje yra daugiau atvejų, nei reikia nustatyti automatinį BCC. Tačiau labai svarbu kruopščiai planuoti reikalus ir įsitikinti, kad išimtys ir sąlygos nesutampa ir kad jos aprėpia tinkamus el. Pašto tipus.
Tinkamai parengtos automatinės BCC taisyklės gali daug padėti rūšiuoti gautuosius. Tačiau jei tai padarysite prastai, galite užpilti gautuosius, sukurdami dar didesnę problemą nei tą, kurią išsprendėte.
Ar „Outlook“ naudojate automatinį BCC? Kaip jūs jį nustatėte? Kokias išimtis ir sąlygas naudojate ir kokias kitas taisykles sukūrėte?
