Darbo aplinkoje būtina išlaikyti tvarkingą pašto dėžutę, kad būtų išlaikytas efektyvumas. Netvarkingas gautųjų aplankas gali parodyti gana didelį skausmą, ypač kai esate priversti slinkti per kalnus senesnių el. Laiškų, kurių jums nebereikia. Vienu metu tie senesni el. Laiškai galėjo būti naudojami tikslui pasiekti, tačiau nuo to laiko jie tapo papildoma kliūtimi ieškant konkretaus el. Pašto.
Taip pat skaitykite mūsų straipsnį „Kaip sukurti„ Gmail “slapyvardį
„Mano pašto dėžutė yra nelaimė. Turiu el. Laiškų iš daugiau nei prieš dvejus metus. Man tikrai reikia tai išdėstyti. “
Kad išvengtumėte daug laiko, nerekomenduočiau bandyti ištrinti visų senesnių el. Laiškų rankiniu būdu. Vietoj to, naudodamiesi filtrais, galėsite atsikratyti tų el. Laiškų daug greičiau. Sukūrę filtrą galite ištrinti senus pranešimus pagal nurodytą laikotarpį. Vienintelė filtrų problema, kurią galiu pastebėti, yra ta, kad jie taikomi tik naujai gautiems pranešimams. Ateityje galite pritaikyti filtrus, kad užtikrintumėte, jog kaupimas nebus vykdomas antrą kartą, bet kaip su el. Laiškais, kurie dabar užpildo jūsų pašto dėžutę?
Automatiškai ištrinti senesnius „Gmail“ el. Laiškus
Yra keletas dalykų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį norint atsikratyti tų senesnių, nebereikalingų el. Laiškų, apimančių jūsų „Gmail“ gautuosius. Aptarsiu, kaip nustatyti filtrus, pritaikyti juos naudoti ateityje ir kaip atsikratyti visų dabartinių senų el. Laiškų naudojant „Gmail“ priedą „Email Studio“.
Filtrų nustatymas
Pirmiausia pirmiausia nustatykime savo filtrus .
Pradėti:
- Prisijunkite prie „Gmail“ paskyros naudodami reikiamus kredencialus.
- Raskite „Cog / Gear“ piktogramą. Tai yra „ Gmail“ nustatymų meniu, kurį galite rasti viršutiniame dešiniajame lango kampe. Spustelėkite šią piktogramą ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „ Nustatymai“ .
- Spustelėkite skirtuką „Filtrai“ ir spustelėkite Sukurti naują filtrą .
- Įvesties laukelyje „Yra žodžių“ įveskite šį senesnį_thaną: x, kur „x“ yra pranešimų, kuriuos norite ištrinti, laikotarpis. Tai bus skaičius, einantis po raidės. Tolesnės raidės bus susijusios su laikotarpiu. Turėsite naudoti „d“ dienomis, „w“ savaitėmis ir „m“ mėnesiais. Pavyzdys būtų senesnis_thanas: 3d, jei norėtumėte ištrinti senesnius nei trijų dienų el. Laiškus.
- Tada spustelėkite mygtuką Sukurti filtrą su šia paieška .
- Užpildykite laukelius, pažymėtus „Ištrinti“ ir „Taip pat pritaikykite filtrą“, pažymėdami varnelę, spustelėdami juos.
- Galiausiai spustelėkite Sukurti filtrą, kad galėtumėte pamatyti visus senesnius el. Laiškus, remiantis jūsų ką tik nustatyta data, perkeldami iš gautų laiškų aplanko į šiukšliadėžę.
Kai pranešimai ištrinami iš „Gmail“, jie neišnyksta iš karto. Vietoj to, juos galite rasti aplanke Šiukšliadėžė. Tai reiškia, kad tie el. Laiškai vis tiek bus įskaičiuoti į bendrą jūsų duomenų bazę. Norėdami visiškai jų atsikratyti, galite palaukti, kol „Gmail“ automatiškai ištrins juos po 30 dienų, arba patys juos ištrinti. Norėdami atlikti pastarąjį, spustelėkite aplanką Šiukšliadėžė ir spustelėkite nuorodą Išvalyti šiukšliadėžę dabar .
Būsimo ištrynimo filtras (pakartotinė paraiška)
Šio straipsnio pavadinimas susijęs su automatiniu ištrynimu. Deja, filtrų negalima suaktyvinti automatiškai. Turėsite grįžti ir dar kartą pritaikyti filtrą esamiems gautiesiems.
Norėdami iš naujo pritaikyti filtrą:
- Grįžkite į savo „Nustatymus“ spustelėdami „Cog / Gear“ piktogramą „Gmail“ lango viršuje, dešinėje ir išskleidžiamajame meniu pasirinkdami „ Nustatymai“ .
- Spustelėkite skirtuką „Filtrai“.
- Kadangi jau sukūrėte filtrą anksčiau, dabar galite spustelėti Redaguoti, esantį šalia to filtro. Jei anksčiau sukūrėte kelis filtrus, galite lengvai rasti norimą, nes bus rodomi kiekvieno filtro kriterijai.
- Parodytoje skiltyje su jūsų paieškos kriterijais spustelėkite Tęsti . Tai bus ekranas, panašus į tą, kuris pasirodė nustatant pradinį filtrą.
- Dar kartą pažymėkite varnelę laukelyje šalia „Taip pat taikyti filtrą“.
- Šį kartą, norėdami suaktyvinti filtrą, spustelėkite Atnaujinti filtrą . Visi jūsų senesni el. Laiškai, nustatyti pagal nurodytą laiko tarpą, dabar bus atiduoti į aplanką Šiukšliadėžė .
Pašto studija
El. Pašto studijoje yra madinga funkcija, kuri automatiškai ištrins visus senesnius el. Laiškus iš nurodyto siuntėjo arba el. Laiškų, esančių konkrečiame aplanke. Integruota automatinio išvalymo funkcija padės išlaikyti jūsų „Gmail“ pašto dėžutę kur kas organizuotesnę ir taip sukurti efektyvesnę darbo aplinką.
Naudodamiesi el. Pašto studija galite archyvuoti ir pritaikyti „Žymėti kaip perskaitytą“ visiems šiuo metu gautuosiuose esantiems el. Laiškams, kurie buvo ten daugiau kaip tris mėnesius. Tai taip pat leidžia automatiškai po dviejų dienų visam laikui pašalinti visus el. Laiškus iš šiukšliadėžės ir šlamšto aplankų. Kaip papildomą priedą į automatinį išvalymą įtraukiama el. Pašto prenumeratos funkcija, kuri gali padėti lengvai pašalinti savo el. Pašto adresą iš bet kurio iš šių varginančių naujienlaiškių adresų sąrašų. Taip pat yra daugybė papildomų galimybių, tačiau aš jaučiu, kad tie, kurie jau minėti, pabrėžia būtent tai, ko mums reikia šiam straipsniui.
Pagrindiniu paketu galima naudotis nemokamai, tačiau norint kuo geriau išnaudoti produktą, siūloma „premium“ versija su 29 USD metine kainų etikete. Atnaujinimas leis jums sukurti kelis išvalymo taisyklių rinkinius, įskaitant el. Pašto planuoklį, ekspeditorių ir automatinį atsakiklį.
Sąranka ir įgalinkite automatinį valymą „Gmail“
Akivaizdu, kad pirmiausia turite atsisiųsti ir įdiegti „Email Studio“ priedą. Kai tai bus pasiekta, atidarę bet kurį „Gmail“ el. Pašto pranešimą, dešinėje šoninėje juostoje galėsite pamatyti el. Pašto studijos piktogramą.
Norėdami jį naudoti:
- Atidarykite „Email Studio“ priedą ir prisijunkite naudodami „Gmail“ paskyrą.
- Pamatysite parinkčių sąrašą. Iš šių parinkčių pasirinkite įrankį „El. Pašto valymas“.
- Tada spustelėkite Pridėti naują taisyklę, kad nustatytumėte taisyklę (tokią, kokią padarėte su filtrais ).
- Taisyklės nustatymą sudaro dvi dalys - turėsite nurodyti sąlygą, o tada veiksmą. Pagalvokite apie priežastį ir padarinius. Veiksmas bus suaktyvintas įvykdžius nurodytą sąlygą.
- Norėdami nustatyti sąlygą, „Gmail“ galėsite naudoti išplėstinės paieškos parametrus, tokius kaip naujesnis_tanas arba turi: priedą arba didesnį_taną . Naudokite juos norėdami rasti tikslią atitiktį „Gmail“ el. Laiškams, kuriuos norite archyvuoti, siųsti į šiukšliadėžę ar perkelti į kitą aplanką.
- Kai bus sukurta taisyklė, spustelėkite mygtuką Įrašyti . El. Pašto studija dabar veiks fone, kas valandą atlikdama patikrinimą, atlikdama nurodytą veiksmą, kai el. Paštas atitiks su juo susijusias sąlygas. Jums visiškai nieko nereikės daryti rankiniu būdu.
