Dokumentų tvarkymas yra vienas iš svarbiausių „SharePoint“ dalykų. Versle dokumentai dažnai vystosi. Jie gali būti pradėti naudoti „OneDrive for Business“ ir baigtis organizacijos komandos svetainėje. Dokumentai dažnai keičia vietą, todėl norint žinoti „SharePoint“ dokumento perkėlimo į priekį ir trūkumus yra labai svarbu.
Keli būdai tai padaryti
Greitos nuorodos
- Keli būdai tai padaryti
- 1. Failų naršyklė
- 2. Pereikite į / kopijuoti į
- 3. Tvarkykite turinį ir struktūrą
- 4. Turinio organizatorius
- 5. „SharePoint“ perkėlimo įrankis
- 6. Trečiųjų šalių produktai
- 7. Individualus sprendimas
- Pasirinkite savo metodą
Visi, dirbę „SharePoint“, žino, kad yra daugybė būdų, kaip tam tikrą užduotį atlikti. Dokumentų perkėlimas nėra išimtis. Ar baigsite naudotis „File Explorer“ ar „Migration Tool“, priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip perkeltų dokumentų skaičius, versijų istorijos išsaugojimo svarba, metaduomenys ir kita.
1. Failų naršyklė
Norėdami perkelti dokumentą naudodami „File Explorer“, atidarykite tikslinio ir šaltinio dokumentų bibliotekas (nesvarbu, ar tai ta pati svetainė). Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „ File Explorer “. Tai atveria kiekvienos bibliotekos naršyklės rodinį. Norėdami perkelti elementus iš dviejų naršyklės rodinių, naudokite nuvilkimo mygtuką.
Galite perkelti tiek aplankus, tiek failus ir išsaugoti turinio tipus, jei tiek šaltinio, tiek tikslo vietose yra apibrėžti turinio tipai. Šis metodas taip pat išlaiko pasirinktinius metaduomenis, jei tiek šaltinio, tiek tikslo vietos yra apibrėžtos naudojant tuos pačius metaduomenis.
Tačiau procesas vyksta rankiniu būdu ir tai daugiau yra kopija, o ne perkėlimas, o tai reiškia, kad perkėlę turite ištrinti šaltinio elementus. Tai neišsaugo versijų istorijos ar sukurtų, sukurtų, pakeistų ir modifikuotų savybių.
2. Pereikite į / kopijuoti į
Nors komandos naudingos ir paprastos, perkelti į ir kopijuoti į komandas galimos tik „SharePoint Online“. Ši parinktis leidžia perkelti dokumentus iš „OneDrive for Business“ arba „SharePoint“ į paskirties vietą „SharePoint“ ar „OneDrive“. Pasirinkite failą ir spustelėkite kurią nors iš dviejų komandų. Pasirinkus funkciją Pereiti į, jūsų dokumentas su metaduomenų ir versijų istorijos apsauga bus perkeltas į kitą aplanką toje pačioje bibliotekoje, į kitą biblioteką arba į kitą svetainę.
Šis metodas puikiai tinka galutiniams vartotojams, nes yra paprastas ir aiškus. Tai leidžia kopijuoti ir perkelti failus ir aplankus. Geriausia yra tai, kad jame yra turinio tipų, pasirinktinių metaduomenų versijų istorijos ir sukurtų, sukurtų, pakeistų ir modifikuotų savybių. Vis dėlto komanda „ Kopijuoti į komandą“ išlaiko tik naujausią versiją - pagrindinis neigiamas dalykas yra tai, kad šis metodas yra išskirtinis „SharePoint Online“.
3. Tvarkykite turinį ir struktūrą
Jei įgalinsite „SharePoint Server“ leidybos infrastruktūros funkciją, eidami į Svetainės administravimą pamatysite nuorodą Tvarkyti turinį ir struktūrą. Naudodamiesi šia funkcija galite perkelti / kopijuoti dokumentus. Tai yra vienas iš geriausių įsilaužimų, padėsiančių vienu metu perkelti kelis dokumentus, išlaikant versijų istoriją, sukurtas, sukurtas, pakeistas ir pakeistas savybėmis. Turinio tipas ir metaduomenys taip pat išsaugomi naudojant šį metodą.
Tačiau turėsite įjungti leidybos funkciją. Net tada negalėsite perkelti kelių aplankų. Ko gero, didžiausias šio metodo trūkumas yra tas, kad jūs turite būti svetainės savininkas, kad galėtumėte juo naudotis. O, ir tai veikia tik vienoje svetainėje.
4. Turinio organizatorius
Tiesiog suaktyvinkite „Content Organizer“ funkciją, tada pasirinkite norimas naudoti maršruto nustatymo taisykles ir įdėkite norimą perkelti dokumentą į išskleidžiamąją biblioteką. Šis metodas taip pat leidžia perkelti dokumentus į bet kurią kitą svetainę. Konfigūravimas šiek tiek užtrunka, bet jūs turite tai padaryti tik vieną kartą. Tai taip pat išlaiko turinio tipus ir pasirinktinius metaduomenis.
Nors jis neišsaugo versijų istorijos ir reikalauja administratoriaus, jis turi naudingą funkciją, leidžiančią nukreipti dokumentą į aplanką.
5. „SharePoint“ perkėlimo įrankis
„Microsoft“ žino, kad perkelti dokumentus „SharePoint“ gali būti šiek tiek sudėtinga. Štai kodėl įmonė sugalvojo nemokamą „SharePoint“ migracijos įrankį. Šis įrankis tvarko viską nuo mažų iki didelių perkėlimų, kurie gali apimti failus, aplankus ir net sąrašus iš jūsų „SharePoint“ svetainės. Elementai perkeliami į „OneDrive“ arba „SharePoint“.
Akivaizdžiausias šio metodo pranašumas yra įrankio sugebėjimas valdyti dideles migracijas. Tai taip pat yra labai pritaikoma ir išlaiko versijų istoriją. Tačiau jis nesuderinamas su „SharePoint“ versijomis iki 2013 m. Priešingai, kai kurie trečiųjų šalių perkėlimo produktai yra žymiai labiau pritaikomi.
6. Trečiųjų šalių produktai
Dauguma kokybiškų trečiųjų šalių dokumentų perkėlimo produktų nėra nemokami, tačiau jie dažniausiai veikia fantastiškai, ypač atliekant didelio masto perkėlimą. Jie yra lengvai keičiami ir lengvai pritaikomi. Daugelis šių produktų gali išsaugoti viską, įskaitant turinio tipus, metaduomenis, visas ypatybes ir versijų istoriją.
Kita vertus, šis metodas kainuoja pinigus. Kai atsižvelgsite į tai, kad mokate už įrankį, kuris padės jums perkelti dokumentus, pradėsite domėtis, kodėl „SharePoint“ dar nėra patogi naudoti vartotojui parinktis. Kitas neigiamas aspektas yra tas, kad trečiųjų šalių produktams reikalingas administratorius, kad juos sukonfigūruotų ir paleistų.
7. Individualus sprendimas
Galiausiai galite koduoti savo pasirinktinį sprendimą naudodamiesi įvairiais būdais, tokiais kaip REST API. Galutiniam vartotojui nereikia nieko nukreipti, galite tinkinti tiek, kiek norite, ir įsitikinti, kad viskas saugoma dokumentuose. Kita vertus, jūs turite mokėti koduoti ir šiek tiek laiko praleisti rašydami ir prižiūrėdami kodą, o tai gali būti ypač keblu produkto atnaujinimų metu.
Pasirinkite savo metodą
„SharePoint“ yra dar daugiau dokumentų perkėlimo būdų, tačiau jie turėtų patenkinti didžiąją dalį jūsų poreikių. Pirmiausia pagalvokite, ko jums reikia, ir netrukus tiksliai žinosite, kurį metodą naudoti kiekvienam.
Kuriam iš šių būdų labiau patinkate? Ar jūs naudojote ne vieną? Aptarkite.
