Jei jūsų organizacija naudoja „Google“ dokumentus ar „G Suite“ arba dirbate su organizacijomis, kurios tai daro, žinodami, kas ir kada peržiūrėjo kokį dokumentą, gali būti naudinga informacija. Nuo to, kad visi perskaitys projektą, taisykles ir sąlygas, naujausią jūsų pateiktą informaciją, politiką ir procedūras ar kitą svarbų dokumentą, galėsite pamatyti, kas ką ir kada padarė, yra esminis komponentas bet kurioje situacijoje, kai atskaitomybė yra svarbi.
Taip pat skaitykite mūsų straipsnį „Kaip įdiegti tinkintus šriftus„ Google “dokumentams“
Visai neseniai jūs negalėjote pamatyti, kas žiūrėjo jūsų „Google“ dokumentą. Galėjote pamatyti, kas ją redagavo, bet ne kas ją skaitė. Jei jie neišsaugojo, neredagavo ir nepaliko komentaro, jūs net neįsivaizdavote, ar konkretus asmuo iš viso skaito naujausią dokumento versiją. Be to, kadangi galite bendrinti „Google“ dokumentus su leidimais tik skaityti, galite bendrinti dokumentą su kai kuriais žmonėmis norėdami, kad jie peržiūrėtų dokumentą, bet nedarytų jokių pakeitimų.
Dabar, jei dirbate organizacijoje, galite sukonfigūruoti dalykus, kad galėtumėte pamatyti, kas žiūrėjo jūsų „Google“ dokumentą. Jūs vis dar negalite pamatyti, kas žiūrėjo jūsų „Google“ dokumentą, jei naudojate „Google“ dokumentą nemokamoje „Google Apps“ versijoje.
Neseniai „Google“ pridėjo galimybę pamatyti, kas peržiūrėjo jūsų „Google“ dokumentą, į „G Suite“, įskaitant „Google Apps“ ir patikimą el. Pašto prieglobą. „G Suite“ yra labai populiarus mažose ir vidutinėse įmonėse, norinčiose nustatyti įmonės domeno vardo el. Pašto prieglobą.
„G Suite“ veiklos monitorius
Jei organizacijoje naudojate „G Suite“ ir bendrinate „Google“ dokumentą su kitais norėdami bendradarbiauti ar tiesiog skaityti dokumentą, naudodami „Activity Monitor“ galite pamatyti „Google Doc“ failo „peržiūros istoriją“.
- Atidarykite „Google“ dokumentą, kurio peržiūros istoriją norėtumėte peržiūrėti
- Tada spustelėkite viršuje kylančią rodyklės piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe arba eikite į išskleidžiamąjį meniu „ Įrankiai“
- Atidarykite „Activity Monitor“
- Toliau spustelėkite skirtuką Visi žiūrintieji, norėdami pamatyti savo organizaciją
Šis procesas leis jums sekti dokumento rodinius, įskaitant kiekvieno žiūrovo paskutinio rodinio datą ir laiką. Jei „Google“ dokumente nematote peržiūros istorijos parinkties, tai greičiausiai reiškia, kad esate prisijungę prie nemokamos „Google“ dokumentų versijos, pridedamos prie kiekvienos „Google Apps“ paskyros, kurią gaunate su „Gmail“ paskyra.
Žiūrovų ir komentarų tendencijos
Be to, kas matė jūsų „Google“ dokumentą ir kada „Activity Monitor“ taip pat leidžia pamatyti tendencijas, kai žmonės žiūrėjo ar komentavo jūsų dokumentą.
„Viewers Trend“ - rodoma unikalių žiūrovų skaičiaus juostos diagrama per bet kurį pasirinktą laiką nuo 7 dienų iki „visą laiką“.
Komentarų tendencija - rodo komentarų tendencijų juostų diagramas bet kuriuo laikotarpiu nuo 7 dienų iki „visą laiką“.
Išjunkite rodinių istoriją
Funkciją galite išjungti, jei dirbate su konfidencialiu failu ar kitu dalyku, neskirtu visuomenės vartojimui. Nors tai neprideda prie privatumo, tai yra nuostata, leidžianti ramiai mąstyti.
- Atidarykite „Google“ dokumentą
- Spustelėkite aukštyn kylančią rodyklę, esančią viršutinėje dešinėje dokumento pusėje, arba eikite į išskleidžiamojo meniu „Įrankiai“
- Atidarykite „ Activity Monitor“
- Dalyje Dokumento nustatymas perjunkite Rodyti mano dokumento peržiūros istoriją
Sužinokite, kas pakeitė jūsų „Google“ dokumentą
Skaičiuoti rodinius naudinga atskaitomybei ir įsitikinti, ar žmonės, kuriuos siunčiate, tikrai juos skaito, tačiau versijos valdymas yra svarbesnis. Ypač jei dirbate reguliuojamoje pramonėje. Versijos valdymas yra tai, ką „Google Docs“ padarė kurį laiką ir parodys, kas redagavo dokumentą, išsaugojo ar bendrino jį.
Jei jus domina versijos valdymas arba norite įsitikinti, kad niekas neatliko pakeitimų, neužrakindami failo, galite sužinoti.
- Atidarykite „Google“ dokumentą, kurį norite stebėti
- Pasirinkite failų ir versijų istoriją
- Pasirinkite Žiūrėti versijų istoriją
Ekrano dešinėje turėtų atsirasti skaidrių langas, kuriame būtų rodomi visi aptariamo dokumento įrašai ir redagavimai. Priklausomai nuo to, kaip nustatėte „G Suite“ ar „Google“ dokumentus, šiuos duomenis taip pat galite pamatyti pasirinkę nuorodą „Paskutinis taisymas buvo …“ dokumento viršuje. Tai nukelia į tiksliai tą pačią vietą.
Tame skaidrių lange taip pat turėtumėte turėti galimybę peržiūrėti ankstesnę dokumento versiją prieš atlikdami pakeitimus. Tai yra būtina versijos kontrolei, nes turite audito seką, kokie pakeitimai buvo atlikti, kada ir kas juos padarė. Taip pat naudinga, jei atlikote keletą pakeitimų, miegokite ant jų, apsigalvojote ir norite juos atsukti.
Sužinokite, kas bendrino jūsų „Google“ dokumentą
Taip pat galite pamatyti, kas ir kada bendrino jūsų „Google“ dokumentą. Taip pat galite pamatyti bendro naudojimo nustatymus, kad galėtumėte geriau kontroliuoti prieigą prie savo dokumento.
- Atidarykite „Google“ diską ir viršuje dešinėje pasirinkite apvalią „i“ piktogramą
- Iš dešinėje esančio slankiklio pasirinkite Aktyvumas
Jūs turėtumėte pamatyti, ar dokumentas yra ar nebuvo dalijamasi, kas paskutinį kartą redagavo dokumentą ir kada buvo imtasi paskutinių jo veiksmų. Tai trumpai, bet pasakoja, ką reikia žinoti.
Taip pat galite patikrinti dokumente pasirinkdami Bendrinti. Asmenų vardai pasirodys iššokančiame lange. Jei yra keli žmonės, pasirinkite vardą ir pasirodys visų vardų sąrašas.
Štai kaip galima pamatyti, kas žiūrėjo „Google“ dokumentą, jį pakeitė, bendrino ar bet kokiu būdu su juo bendravo. Tai veikia tik „G Suite“ ir „Google“ dokumentuose, registruotuose organizacijoms, o ne asmenims, tačiau veikia!
