Ar „Gmail“ gali būti naudojamas kaip nemokamas sprendimas jūsų įmonės pagalbos tarnybai patenkinti?
Tradiciniai pagalbos tarnybos sprendimai
Kai kurie sprendimai gali apimti „Kayako eSupport“ arba „IssueTrak“, nemokamus sprendimus, tokius kaip „Help Desk Lite“. Svetainėje, vadinamoje atvirojo kodo pagalbos tarnybos sąrašu, pateikiami (kaip jau spėjote) atvirojo kodo pagalbos tarnybos sprendimai.
Paprastai tokie sprendimai turi būdą el. Pašto adresus siųsti tam tikru el. Pašto adresu tiesiai į bilietų pardavimo sistemą. Taigi klientas išsiunčia el. Laišką, jis atvyksta į el. Pašto dėžutę, tada įpilamas į bilietų pardavimo sistemą, jam suteikiamas bilieto numeris ir sėdi eilėje, kad bendrovės darbuotojai jį tvarkytų.
Jei tai yra viešas el. Pašto adresas, vis dėlto atsiranda šlamšto problemų. Ir serverio sprendimai gali nelabai gerai sutvarkyti gaunamų šlamšto.
Gerai, bet „Gmail“?
„Gmail“ iš tikrųjų yra nemokama internetinė el. Pašto sistema. Tačiau tam reikia kelių dalykų:
- Nemokama.
- Tai gali pasigirti neįtikėtinu šlamšto aptikimu ir filtravimu
- Tai puikus būdas organizuoti ir žymėti gaunamus pranešimus.
- Pokalbių gijos yra automatiškai sugrupuojamos, kad kiekvieną užklausą būtų lengva įvykdyti iki sprendimo.
Taigi, kaip mes tam naudosime „Gmail“?
Pirmas dalykas, kurį turėsite padaryti, yra įvertinti pagalbos tarnybos programinės įrangos poreikius. Ar turite kelis skyrius? Ar būtinai turite turėti bilietų numerius? Ar jums reikia žinių bazės?
Jei jums reikia priskirti bilietų numerius? „Gmail“ negali jums ten padėti. Taip pat „Gmail“ neturi įterpto būdo kurti ankstesnių užklausų duomenų bazę. Bet tai nereiškia, kad negalite atskirai kurti savo DUK ar žinių bazės.
Tarkime, kad norite naudoti „Gmail“. Sukurkite „Gmail“ paskyrą ir pabandykite naudoti tokią sąskaitos pavadinimą, kuris būtų kiek įmanoma apibūdinantis. Galbūt net norėsite sukurti kelias „Gmail“ paskyras, kad kiekvienas jūsų įmonės skyrius galėtų turėti savo. Šis pasirinkimas vėlgi priklauso nuo jūsų poreikių. Jei jūsų įmonė yra maža, galbūt turite vieną asmenį, kuris padalija gaunamus pranešimus į atitinkamą skyrių (pavyzdžiui, kaip sekretorius). O galbūt žmonių jūsų grupėje yra nedaug, todėl jūs, vaikinai, galite tiesiog susitarti, kaip sutvarkyti žinutes paskyroje. Vis dėlto, jei turėsite daug užklausų, galbūt norėsite nustatyti kelias „Gmail“ paskyras.
Norėsite nustatyti „Gmail“ pranešimą apie atostogas. Vis dėlto to nenaudosite kaip pranešimo apie atostogas. Jį naudosite kaip automatinį gaunamo bilieto patvirtinimą. Tai būdas pasakyti savo klientui, kad taip, jo žinutė buvo gauta. Norėdami tai nustatyti, eikite į „Nustatymai“. Pasirinkite radijo mygtuką, kad įjungtumėte atsakymą apie atostogas, tada įveskite norimą išsiųsti pranešimą.
Norėsite susikurti el. Pašto paskyrą savo domene, kad ji veiktų kaip jūsų viešasis el. Pašto adresas. Tikriausiai nenorite, kad jūsų klientai el. Paštu jums rašytų GMAIL.COM adresu, nes tai gali suteikti neprofesionalumo idėją. Taigi, susikurkite savo el. Pašto abonementą ir naudokite „Gmail“ kaip savo el. Pašto klientą, norėdami tiesiog surinkti el. Laiškus iš savo serverio. Norėdami tai padaryti, eikite į „Nustatymai“ -> „Paskyros“. Skiltyje „Gaukite paštą iš kitų abonementų“ pasirinkite „Pridėti kitą pašto abonementą“. Gausite iššokantįjį langą, kuriame galėsite įvesti el. Pašto adresą, kurį norite patikrinti „Gmail“. Tada įvesite vartotojo vardą, slaptažodį ir serverio adresą, kad prisijungtumėte prie POP3 prie tos el. Pašto paskyros. Rekomenduočiau pasirinkti, kad „Gmail“ pašalintų pranešimą iš serverio, kai jis bus atsiųstas į „Gmail“.
Tada, taip pat skirtuke „Nustatymai“ -> „Paskyros“, norėsite, kad tas el. Pašto adresas būtų jūsų siunčiamas el. Paštas. Jei to nepadarysite, visų el. Laiškų, kuriuos siunčiate iš „Gmail“, grąžinimo adresas bus „Gmail.com“. Taigi, įveskite savo įmonės el. Pašto adresą į „Gmail“ kaip įrašą skiltyje „Siųsti paštą kaip“. Šiuo el. Pašto adresu „Gmail“ išsiųs patvirtinimo kodą. Gauk tą kodą iš gauto el. Pašto, prijunkite jį prie „Gmail“ ir nuo tada galėsite siųsti el. Laiškus iš „Gmail“ naudodami tą paskyrą. Nustatykite šį naują adresą kaip numatytąją siunčiamo el. Pašto paskyrą.
Kai tai bus padaryta, niekas negalės pasakyti, kad naudojatės „Gmail“, nebent jie įsigilins į el. Pašto antraštes.
Tada norėsite nustatyti kai kurias etiketes, kurias naudosite žinutėms tvarkyti. Galbūt kiekvieno skyriaus etiketės. Galbūt pažymės, ar pranešimas buvo apdorotas, persiųstas ar vis dar laukia atsakymo. Kuriamos etiketės priklauso nuo jūsų, tačiau suplanuokite jas iš anksto, nes būtent etiketės pavers „Gmail“ organizuota gaunamų pranešimų platforma, o ne didžiuliu užklausų srautu.
Taip pat galite naudoti „Gmail“ filtrus norėdami dar labiau sutvarkyti pranešimus.
Kaip klientai turėtų pateikti užklausas?
Dvi pagrindinės galimybės būtų naudoti internetinę formą arba tiesiogiai paskelbti el. Pašto adresą savo svetainėje. Akivaizdu, kad jei tiesiogiai skelbiate adresą, labai tikėtina, kad adresą pasirinks vorai ir sudės į šlamšto sąrašus. Tačiau „Gmail“ šlamšto filtravimas yra puikus ir greičiausiai neliksite daug šlamšto į gautuosius.
Jei naudojate formą, elkitės atsargiai ir neužpildykite el. Laiško temos eilute. „Gmail“ sriegimo galimybė yra vienas iš galingų dalykų, dėl kurio jis yra tinkamas pagalbos tarnybos sprendimas, o identiškos temų eilutės neteisingai sugrupuos viską į vieną giją. Taigi, nepaisant to, ką jūs darote, įsitikinkite, kad klientas gali susikurti savo temą, kai siųs jums užklausą.
Pažvelkime ne tik į „Gmail“
„Gmail“ yra puiki, tačiau kiti „Google“ sprendimai taip pat paverčia „Google“ puikia platforma jūsų verslo poreikiams patenkinti. Pvz., Nustatant „Gmail“ paskyrą taip pat nustatoma prieiga prie „Google“ kalendoriaus (kuris gali būti naudojamas kaip įmonės kalendorius ir priminimai apie užduotis). Galite naudoti „Google“ dokumentus norėdami saugoti dokumentus, kaip tvarkyti tam tikrų rūšių užklausas, kurios gali būti gaunamos iš klientų. Galite naudoti „Google“ pokalbius norėdami pabendrauti su darbuotojais. Galite naudoti „Google Sites“ kaip įmonės intranetą, saugodami įmonės procedūras ir kitą dokumentaciją ten pat, žiniatinklyje. „Google Groups“ gali būti naudojamas kaip privatus visos įmonės el. Pašto sąrašas.
Taigi, kaip matote, nemokamos „Google“ paslaugos gali padaryti puikius sprendimus mažam verslui. Jums tiesiog reikia šiek tiek galvoti už langelio ribų. ????
